Informationen zur Datenverarbeitung
V2 (022024)
Für die Bearbeitung von Bewerbungen nutzt DELORO WEAR SOLUTIONS GMBH den Dienst onlyfy application manager (by XING). Mit dieser Datenschutzerklärung werden Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten durch den Dienst onlyfy application manager sowie durch DELORO WEAR SOLUTIONS GMBH informiert.
Gemeinsame Verantwortlichkeit
Hinsichtlich des Zusammenwirkens im Unternehmens-Account von DELORO WEAR SOLUTIONS GMBH besteht eine sogenannte gemeinsame Verantwortlichkeit von DELORO WEAR SOLUTIONS GMBH und New Work SE gemäß Art. 26 DSGVO, da sie i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO gemeinsam über Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmen. Die aktuelle Version der Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO, die die New Work SE mit den Unternehmen schließt, die onlyfy application manager nutzen, können Sie hier als Anhang zu den AGB https://www.xing.com/terms/onlyfy-one einsehen, um sich über das Wesentliche der Vereinbarung zu informieren.
Datenverarbeitung durch die New Work SE
onlyfy application manager ist Teil des umfassenden Dienstes XING der New Work SE, der den Zweck verfolgt, durch eine Vielfalt unterschiedlicher Anwendungen (onlyfy application manager ebenso wie das berufliche soziale Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING, kununu etc.) zur Verbesserung und Vereinfachung des Berufslebens der Nutzer beizutragen sowie die Arbeitswelt für den Einzelnen erfüllender und gleichzeitig Unternehmen noch erfolgreicher zu machen. Bei onlyfy application manager als Teil des umfassenden Dienstes XING handelt es sich um eine Online-Plattform, auf der bzw. über die Talente und Unternehmen zusammenkommen.
Hinsichtlich der Datenverarbeitung für die die New Work SE allein verantwortlich oder im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit mit DELORO WEAR SOLUTIONS GMBH zuständig ist, erhalten Sie nähere Informationen in der Datenschutzerklärung von XING, https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung. Dort finden Sie auch die Kontaktdaten der New Work SE sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten der New Work SE.
Bewerbungen mit onlyfy application manager
Mit Absenden der Bewerbung gehen Sie ein Nutzungsverhältnis mit der New Work SE ein, um Ihre Bewerbung(en) abwickeln zu können. Sie erhalten des Weiteren Support-Leistungen und die New Work SE kann Ihnen weitere Möglichkeiten aufzeigen, die Sie in Ihrem Berufsweg unterstützen können. Es wird nicht automatisch ein öffentliches Profil im beruflichen sozialen Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING für Sie erstellt. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten durch die New Work SE ist folglich insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung in Erfüllung eines Vertrages).
Unterbrechung Ihrer Online-Bewerbung
Das Erstellen Ihrer Online-Bewerbung können Sie jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Zu diesem Zweck werden Cookies eingesetzt. Von Ihnen bereitgestellten Daten zum Anlegen des Benutzerkontos sowie hochgeladene Dokumente werden im Unternehmens-Account von DELORO WEAR SOLUTIONS GMBH in onlyfy application manager erfasst. Die Daten bleiben auch dann erfasst, wenn Sie eine Bewerbung unterbrechen und/oder nicht abschließen. In diesem Fall wird Ihre Bewerbung als unvollständig markiert und die Daten bleiben für DELORO WEAR SOLUTIONS GMBH eingeschränkt einsehbar.
Hinweise zu speziellen Funktionen von onlyfy application manager
Kalenderfunktion
Wenn die Kalenderfunktion verwendet wird, werden Ihre Daten im Rahmen und zum Zweck der Terminvereinbarung im Bewerbungsverfahren verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO. Die Kalenderfunktion wird von einem IT-Dienstleister (Cronofy Ltd., Vereinigtes Königreich) zur Verfügung gestellt. Das Vereinigte Königreich ist auf Grund des Angemessenheitsbeschlusses der europäischen Kommission als sicheres Drittland eingestuft. Hier finden Sie nähere Informationen zum Datenschutz von Cronofy: https://www.cronofy.com/gdpr/ und https://docs.cronofy.com/policies/privacy-notice/.
WhatsApp Bewerbung
Soweit Sie die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion nutzen, ist Rechtsgrundlage für die Kommunikation Ihre jederzeit widerrufliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO). Bei einer Bewerbung via WhatsApp werden über einen WhatsApp-Chat alle notwendigen Bewerberinformationen abgefragt. Die Daten werden dann über einen Dienstleister direkt in onlyfy application manager eingespielt und dort im Rahmen und zum Zweck des normalen Bewerbungsprozesses weiterverarbeitet.
Die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion wird von einem IT-Dienstleister (PitchYou) zur Verfügung gestellt, der hierzu Zugriff auf Ihre Daten nehmen kann. Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.pitchyou.de/datenschutz. Kandidatendaten aus „Bewerbung per WhatsApp" werden über eine Schnittstelle in onlyfy application manager übertragen und unmittelbar nach der Übertragung aus der „Bewerbung per WhatsApp" Infrastruktur in PitchYou gelöscht. Die weitere Verarbeitung erfolgt dann ausschließlich direkt in onlyfy application manager.
Bitte beachten Sie, dass Sie zur Bewerbung Ihren eigenen privaten WhatsApp Account verwenden und daher eine Übermittlung, insbesondere in die USA, nicht ausgeschlossen werden kann.Die Datenschutzinformationen von WhatsApp, etwa zu deren Verarbeitungen oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte gegenüber WhatsApp, finden Sie hier: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.
Nach Ihrer Einwilligung wird Ihre Bewerbung via WhatsApp durch PitchYou an onlyfy application manager übermittelt. Ein Widerruf der Übermittlung ist jederzeit möglich. Ihre Bewerberdaten werden jedoch nach der Übertragung an onlyfy application manager in der Infrastruktur von PitchYou ohnehin gelöscht, so dass eine weitere Verarbeitung durch PitchYou nicht stattfindet.
Anwendbarkeit des Schweizer Datenschutzgesetzes
Das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (Schweizer DSG) gilt für Sachverhalte, die sich in der Schweiz auswirken, auch wenn sie im Ausland veranlasst werden. Diese Datenschutzerklärung dient entsprechend sowohl der Information gemäß EU-DSGVO also auch gemäß Schweizer DSG. Es werden die Begriffe der EU-DSGVO verwendet, also insbesondere „Verarbeitung“, „personenbezogene Daten“, „berechtigtes Interesse" sowie "besondere Kategorien von Daten" statt der im Schweizer DSG verwendeten Begriffe „Bearbeitung“, „Personendaten“, "überwiegendes Interesse" und "besonders schützenswerte Personendaten". Wenn das Schweizer DSG anwendbar ist, bestimmen sich die entsprechenden Begriffe nach dem Schweizer DSG. Den Namen und die Adresse unserer Vertretung in der Schweiz finden Sie im Impressum | XING.
Sehr geehrte Bewerberinnen und Bewerber,
Der Deloro Wear Solutions GmbH, Zur Bergpflege 51-53, 56070 Koblenz ist der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten bei deren Verarbeitung im Beschäftigungsverhältnis ein wichtiges Anliegen.
Im Folgenden erläutern wir Ihnen daher anhand unserer Datenschutzerklärung, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen in welcher Weise verarbeiten.
Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie bei Fragen, bezogen auf die nachstehend genannten Rechte ebenso wie bei Anregungen, wenden Sie sich bitte an uns oder an unseren externen Datenschutzbeauftragten:
DORNBACH GmbH Rechtsanwaltsgesellschaft
Herr Dr. Alexander Birkhahn
Herr Rouven Beck
Datenschutzbeauftragte
Anton-Jordan Straße 1
56070 Koblenz
datenschutz@dornbach.de
0261-9431-0
Personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung, oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.
Darunter fallen beispielsweise Informationen, wie Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Geburtsdatum.
Verarbeitung personenbezogener Daten
Bei der Datenverarbeitung gehen wir verantwortungsvoll und vertraulich mit Ihren personenbezogenen Daten um. Deshalb werden Ihre personenbezogenen Daten selbstverständlich unter Beachtung der geltenden nationalen (insbesondere BDSG neu) und europäischen Datenschutzvorschriften (EU Datenschutz-Grundverordnung, nachstehend auch als „DS-GVO“ bezeichnet) verarbeitet.
Eine diesbezügliche Verarbeitung von personenbezogenen Daten liegt in jedem mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder in jeder Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten vor.
Eine Datenverarbeitung ist insbesondere in dem Erheben, dem Erfassen, der Organisation, dem Ordnen, der Speicherung, der Anpassung, der Veränderung, dem Auslesen, dem Abfragen, der Verwendung, der Offenlegung durch Übermittlung, der Verbreitung oder in einer anderen Form der Bereitstellung, dem Abgleich oder der Verknüpfung, der Einschränkung, dem Löschen oder der Vernichtung personenbezogener Daten zu sehen.
Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach den nachstehend dargestellten Vorgaben und Voraussetzungen im Rahmen einer automatisierten Verarbeitung.
Primäre gesetzliche Ermächtigungsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Beschäftigungsverhältnis ist § 26 BDSG (neu).
Bewerber gelten gemäß § 26 Abs. 8 Satz 2 BDSG (neu) als Beschäftigte.
Unter den folgenden Voraussetzungen darf eine Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis basierend auf der gesetzlichen Ermächtigungsgrundlage des § 26 BDSG (neu) durchgeführt werden:
Die Datenverarbeitung ist erforderlich hinsichtlich der Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses oder die Erforderlichkeit hinsichtlich der Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einer Kollektivvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung des Beschäftigten (betriebsverfassungsrechtliche Zwecke) ist gegeben.
Zudem kann eine Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis zur Aufdeckung von Straftaten im Beschäftigungsverhältnis erfolgen.
Zu beachten ist darüber hinaus, dass Betriebsvereinbarungen zwischen Betriebsrat und Arbeitgeber gemäß § 26 Abs. 4 BDSG (neu) als Ermächtigungsgrundlage anzusehen sind, so dass auch durch eine solche Betriebsvereinbarung die Datenschutzkonformität von Datenverarbeitungsvorgängen im Beschäftigungsverhältnis hergestellt werden kann.
Auf Basis von § 26 BDSG (neu) verarbeiten wir u.a. die folgenden personenbezogenen Daten von Ihnen:
Familienname (ggf. Geburtsname), Vorname, Straße und Hausnummer inkl. Anschriftenzusatz, PLZ, Ort, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Konfession, Telefonnummer, Familienstand, Name des Ehegatten, Kfz-Kennzeichen, Versicherungsnummer (Kopie SV-Ausweis vorlegen), Steuer- Identifikationsnummer, Mitgliedschaft besteht bei der gesetzlichen Krankenkasse, bei PKV: letzte gesetzliche Krankenkasse, Vorlage der Bescheinigung der privaten Krankenversicherung, Elterneigenschaft, bei Vorbeschäftigung im lfd. Kalenderjahr: Vorlage Urlaubsbescheinigung, bei RA / WP / StB: ggf.: Befreiungsbescheid DRV zur gesetzlichen Rentenversicherung, Vorlage Mitgliedsbescheinigung Versorgungswerk sowie die erweiterte Mitgliedsnummer für das Arbeitgebermeldeverfahren, Kontonummer: IBAN, BIC, Bankname, Ort, ggf. BAV, VWL, ggf. Kinderdaten.
Diese Daten sind für die Begründung und Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen erforderlich. Sie sind daher bei Vertragsschluss und bei der Durchführung des Vertragsverhältnisses verpflichtet, diese personenbezogenen Daten bereitzustellen, andernfalls können wir kein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen begründen.
Primäre Ermächtigungsgrundlage für die Datenübermittlung von Beschäftigtendaten innerhalb der Deloro Gruppe ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DS-GVO (dazu unten: „Empfänger der personenbezogenen Daten“).
Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der Daten ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DS-GVO.
Ihre personenbezogenen Daten werden von uns, soweit dies nicht auf eine gesetzliche Ermächtigungsgrundlage gestützt wird, nur verarbeitet, wenn Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DS-GVO i.V.m. Art. 7 DS-GVO dazu erteilen.
Hierfür haben Sie die Möglichkeit, Ihre Einwilligungserklärung freiwillig abzugeben. Die Nichtabgabe der Einwilligung hat für Sie keine Nachteile. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit zur Einsicht anfordern und zu jedem Zeitpunkt durch eine E-Mail oder per Post an uns widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Zulässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung. Unsere Kontaktdaten finden Sie am Anfang dieser Datenschutzerklärung.
Nach der Auffassung des Gesetzgebers kann eine solche Einwilligung gemäß § 26 Abs. 2 BDSG (neu) dann von Ihnen abgegeben werden, wenn für Sie ein rechtlicher oder wirtschaftlicher Vorteil erreicht wird oder Arbeitgeber und Beschäftigter gleichgelagerte Interessen verfolgen (z.B. die Aufnahme von Name und Geburtsdatum in eine Geburtstagsliste oder die Nutzung von Fotos des Beschäftigten im Internet/Intranet). Nur in diesen Fällen werden wir ggf. unter Beachtung der vorstehend genannten Voraussetzungen eine freiwillige Einwilligung von Ihnen einholen.
Der Umfang der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wird durch die vorstehend dargestellten jeweiligen Zwecke begrenzt.
Bewerbung
Wenn Sie sich bei uns bewerben, werden die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten von uns verarbeitet, um zu prüfen, ob wir ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen begründen und durchführen möchten.
Die von Ihnen eingegebenen Bewerberdaten werden grundsätzlich nur bis zum Entscheidungszeitpunkt über die Einstellung verarbeitet, wenn ein Beschäftigungsverhältnis nicht zustande kommt. Sechs Monate nach der Absendung der Absage bzw. nach Rückgabe der Bewerbungsunterlagen an den Bewerber werden die Daten gelöscht.
Wenn wir ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen eingehen, werden die Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, zur Begründung, Durchführung und ggf. zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet.
Ermächtigungsgrundlage ist § 26 BDSG (neu).
Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Rahmen des Bewerberverfahrens auf Basis der von Ihnen eingereichten Daten findet gemäß Art. 22 DS-GVO nicht statt (inkl. Profiling).
Dauer der Datenverarbeitung
Die Höchstdauer der Speicherung ist abhängig davon, welchem Zweck die Datenverarbeitung dient. Die Dauer der Speicherung richtet sich danach, für welchen Zeitraum die Verarbeitung zur Zweckerfüllung, insbesondere hinsichtlich der Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen, oder zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. handelsrechtliche und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten nach § 257 HGB und § 147 AO / sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungspflichten), erforderlich ist.
Nach Ihrem Ausscheiden als Mitarbeiter erfolgt eine datenschutzrechtliche Löschung der Daten nach dem Ablauf von drei Jahren nach dem Ausscheiden zum Jahresende, wobei das Jahr in dem Sie ausgeschieden sind nicht mitgezählt wird.
Die ggf. erteilte Einwilligungserklärung gilt grundsätzlich bis auf Widerruf durch den Betroffenen. Jedoch kann eine „ungenutzte“ Einwilligungserklärung durch Zeitlablauf
ihre Wirksamkeit verlieren. Nach einem Zeitraum von 1,5 Jahren, in dem die Einwilligung nicht genutzt wurde, werden die Daten gelöscht.
Die vorstehend dargestellten gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bleiben davon unberührt.
Empfänger der personenbezogenen Daten
Zwischen den einzelnen Fachabteilungen kann eine Übermittlung der personenbezogenen Daten vorgenommen werden, wenn dies erforderlich ist.
Bei uns erfolgt eine konzerninterne Datenübermittlung innerhalb der Deloro Gruppe.
Primäre Ermächtigungsgrundlage für die Datenübermittlung im Konzern ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DS-GVO.
Danach ist die Datenverarbeitung rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen von uns erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person überwiegen. In den Erwägungsgründen zur DS-GVO, die als Auslegungshilfen der DS-GVO dienen, wird in Erwägungsgrund 48 das berechtigte Interesse für die Übermittlung in einer Unternehmensgruppe konkretisiert. Danach ist die Übermittlung innerhalb der Deloro Gruppe. für interne Verwaltungszwecke hinsichtlich der Verarbeitung von Daten von Beschäftigten als berechtigtes Interesse von uns im Sinne von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DS-GVO zu qualifizieren. Interne Verwaltungszwecke bezogen auf Mitarbeiterdaten in diesem Sinne können u.a. eine zentrale Personalplanung und -entwicklung, die Erbringung von Personalservices sowie Reisekostenabrechnungen sein.
Des Weiteren können Übermittlungen an externe Dritte vorgenommen werden. Dazu gehören u.a.:
Dienstleister zur Lohnabrechnung, Krankenkassen, Rentenversicherung, Arbeitsagentur, Finanzamt, Behörden, Familienkasse, Pensionskasse, VEM, IHK, Banken, Arbeitsmedizinischer Dienst, Versicherungen
Ort der Datenverarbeitungsmaßnahmen
Die gesamte Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten findet entweder in Deutschland oder in Mitgliedsstaaten der Europäischen Union statt. Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns an Staaten außerhalb der Mitgliedstaaten der Europäischen Union (sog. Drittstaaten) oder andere internationale Organisationen erfolgt außer im Rahmen unserer Genehmigungsverfahren mit Madison Industries nicht.
Sicherheit / Technische und organisatorische Maßnahmen
Wir treffen alle notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen unter Berücksichtigung der Vorgaben der Art. 24, 25 und 32 DS-GVO, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung durch unbefugte Personen und Missbrauch zu schützen.
So beachten wir die rechtlichen Vorgaben zur Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten, zur Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und der Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung, zur Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und der Möglichkeit, diese bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen sowie zur Einrichtung von Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und zur Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung.
Des Weiteren beachten wir auch die Vorgaben des Art. 25 DS-GVO im Hinblick auf die Grundsätze des „privacy by design“ (Datenschutz durch Technikgestaltung) und des „privacy by default“ (Datenschutz durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen).
Ihre Rechte
Sie haben ein Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten sowie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen ein Recht auf Berichtigung, Sperrung und Löschung Ihrer Daten, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit sowie ein Widerspruchsrecht.
Sie haben zudem die Möglichkeit, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren.